Tips til hvordan du forbedrer bedriftens fakturering
Det er ikke alltid enkelt å vite når det er på tide for å outsource faktureringstjenestene. Hva koster det? Vil det lønne seg? Hvor mye tid vil vi spare? Vi har laget en liste med de vanligste utfordringene til bedrifter som håndterer hele faktureringsprosessen selv. Og så klart – noen tips til løsninger.
| Vanlige utfordringer i faktureringsprosessen | Løsning |
| Kostbart og sårbart manuelt arbeid for personer som trengs andre steder i virksomheten. Mangelfull intern dokumentasjon, fordi tid til å dokumentere forandringer i deres betalingsflyt savnes. | Engasjer en leverandør av faktureringssystemer som kan håndtere hele faktureringsprosessen, inklusive manuelt arbeid. |
| Kostnader for effektivisering og utbedringer, samt for løpende telefonsupport |
Engasjer en leverandør som kan levere en løsning som passer akkurat for din bedrift. Gjerne noen som i tillegg til profesjonell telefonsupport kan ta frem en web-basert self-service-løsning. Fordi når kunden selv kan løse problemet, blir både kunden og du glade. Her er det penger å spare! |
| Kompliserte interne undersøkelser med mange parter involvert ved unhappy flow, hvor kunden betaler for mye, for lite, til feil konto, etc. | Benytt et system som automatisk håndterer unhappy flow-situasjoner, og som tilbyr back-office som håndterer øvrige saker på en profesjonell måte. |
| Daglig kontakt og koordinering med mange parter ved fakturering eller når noe skal justeres: bank, inkassoleverandører, print, porto, webgrensesnitt, reskontro, telefoni og e-post, samt regnskaps- og revisjonsbyråer. | Ta sikte på å samle alle tjenestene hos én leverandør, gjerne en som gir deg en dedikert kundekontakt. |
| Vanskelig å få overblikk på alle samarbeidspartnere, med forskjellig avtaletid, hvilke man har forhandlet med og fått oppdaterte priser, etc. | Ta sikte på å samle alle tjenestene hos én leverandør. Det er betydelig enklere å forhandle med kun én motpart. |
| Vrien kravhåndtering overfor kunder som ikke betaler. Og kanskje en inkassoleverandør som går for hardt ut og skader både dine kunderelasjoner og ryktet ditt. |
Bruk en leverandør som skreddersyr kravprosessen slik at den passer for deg og dine kunder. Da får du full kontroll på hvor kundene befinner seg betalingsmessig, uten at du må sjekke i forskjellige systemer. |
| Usikkerhet og mange møter om f.eks. GDPR og hvordan dere skal håndtere nye regelverk, osv. |
Engasjer en profesjonell leverandør med egen Legal & Compliance-avdeling, som har forståelse for viktigheten av å følge lover og regler, og som bestandig holder seg oppdatert. |
| Vanskeligheter med å prioritere økonomiavdelingens ønsker om effektivisering. |
Engasjer en leverandør som kontinuerlig arbeider med integrasjon og effektivisering. Det vil raskt lønne seg, sammenlignet med å prøve å løse det selv. |
| Hvordan skal vi få tid til omverdensovervåking og sikre at vi har markedets beste faktureringsløsning ut fra våre behov? |
Engasjer en innovativ leverandør med egen omverdensovervåking. Da unngår du investeringer i egne systemer og trenger ikke å bekymre deg for å henge etter. |
| Kostbar og tidskrevende koordinering ved forandringer, oppgraderinger, prosesstester eller bytte av lisenser i interne og eksterne systemer. |
Engasjer en leverandør som håndterer alt, slik at du unngår mange forskjellige lisenser som trenger oppdatering, samt avstemninger med leverandører for å få til forandringer i betalingsflyten. |
Som du ser, er det en god del fordeler ved å outsource hele eller deler av faktureringsprosessen. Men hva koster det? Om du overlater jobben til en ekstern leverandør betaler du som regel en fast pris pr. håndtert post, hvilket gir deg en forutsigbar bevegelig kostnad som er tilpasset ditt faktureringsvolum. Du bør sammenligne denne kostnaden med de faste kostnader du har for å gjøre jobben selv.
Fakturering
Ville det ikke vært hyggelig å få betalt uten å trenge å håndtere fakturaer? Dersom du overlater hele eller deler av faktureringsprosessen til oss, vil du få bedre likviditet og mindre administrasjon.
